Art. 15, c.1 legge n. 183/2011. Norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive. Istruzioni per gli ufficiali dello stato civile. -

Dipertimento per gli Affari Interi e Territoriali

Direzione Centrale per i Servizi Demigrafici

Area III – Stato Civile

Circolare n. 4

OGGETTO: Art. 15, c.1 legge n. 183/2011. Norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive. Istruzioni per gli ufficiali dello stato civile.

          Di seguito alla circolare n. 33 del 23 dicembre 2011, si forniscono i seguenti chiarimenti relativi all'applicazione della legge indicata in oggetto in materia di stato civile.

          Va chiarito in primo luogo che le regole legislative ed i contenuti della direttiva del Ministro della pubblica amministrazione e della semplificazione del 22/12/2011, con riguardo al nuovo testo dell' articolo 40 del DPR 445/2000, sono applicabili sia ai certificati che agli estratti, i quali, pertanto, non possono essere richiesti al privato cittadino, né accettati, da parte degli ufficiali di stato civile.

          Si ricorda inoltre che le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà, di cui agli articoli 46 e 47 del citato DPR 445, sono esenti dal bollo ai sensi dell' articolo 37 di detto DPR e sono sottoscritte dall'interessato con allegazione di una copia non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.

          Si richiama inoltre l'attenzione degli ufficiali dello stato civile sulla circostanza che, ai sensi del combinato disposto dei novellati articoli 40 e 43 del DPR 445/2000, l'autocertificazione ovvero l'acquisizione diretta del dato o del documento presso l'amministrazione certificante costituiscono gli strumenti ordinari utilizzabili ai fini di comprovare gli stati, le qualità personali e i fatti di rilievo per i procedimenti di stato civile

          Resta peraltro fermo che ove il dato richiesto attenga ad atti formati all'estero e non registrati in Italia o presso un Consolato italiano, debba procedersi all'acquisizione della certificazione prodotta dal paese straniero, legalizzata e tradotta nei termini di legge.
          A tal riguardo e a titolo di esempio il nulla-osta di cui all'articolo 116 codice civile. deve continuare ad essere acquisito nelle modalità ordinarie; a ciò si soggiunge, sempre ad esempio, che l'atto di notorietà, qualora esso sia previsto da accordi internazionali, quali quelli in atto tra il nostro paese con gli U.S.A. (L. n.1195 del 1965) e l'Australia (L. n. 223 del 2002), che dispongono la validità di detto documento in sostituzione del ed. nulla-osta al matrimonio, resta da richiedere e accettare da parte dell'ufficiale dello stato civile competente.

          Tanto definito, si forniscono ora i chiarimenti in ordine all'acquisizione dei dati che rientrano nella procedura inerente ad un cambiamento di status, tenuto conto che in tale ipotesi si applicano le disposizioni di cui all'articolo 44, commi 1 e 2 del DPR 445/2000, che non sono state modificate.
In particolare, in dette ipotesi resta fermo che l'estratto degli atti di stato civile, tenuti nei registri depositati in Italia o presso i Consolati italiani, dovrà sempre essere acquisito d'ufficio da parte dell'ufficiale dello stato civile procedente, anche ai fini della successiva archiviazione, tenuto conto della natura essenzialmente pubblicistica dell'atto da produrre, per il quale non è sufficiente che l'accertamento del dato in esso contenuto possa essere effettuato solo nei casi dubbi o a campione.

          In dette ipotesi, l'ufficio emittente non è tenuto ad apporre sull'estratto l'apposita dicitura, in quanto tale documento non è prodotto ad un soggetto privato e la sua acquisizione da parte di una pubblica amministrazione è espressamente prevista dal citato articolo 44. Invece, la dicitura da apporre al documento è "Rilasciato ai fini dell'acquisizione d'ufficio", come indicato nelle istruzioni (FAQ) pubblicate sul sito del Dipartimento della funzione pubblica  che contiene le prime risposte di chiarimento relative alla citata Direttiva del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione.

          Con riguardo ai procedimenti di cambiamento di cognome e/o di nome, in ordine all'attività di competenza di codeste Prefetture, di cui agli artt. 84 e segg. del DPR 396/2000, si richiama l'attenzione sulle suddette disposizioni, nei termini suindicati.

          Nel contempo è opportuno evidenziare che resta ferma, trattandosi di procedure inerenti al "cambiamento di status", la necessità di acquisire direttamente dalle amministrazioni certificanti, in base a quanto sopra esposto con riguardo all'articolo 44 DPR 445/2000, l'estratto dell'atto di nascita del soggetto interessato, tenuto conto anche della delicatezza degli effetti conseguenti ad una richiesta accettata di cambiamento di tale dato identificativo della persona.

          Si pregano le SS. LL. di volere portare a conoscenza dei Sindaci quanto sopra comunicato e si ringrazia per la consueta fattiva collaborazione.

IL DIRETTORE CENTRALE

(Giovanna Menghini)

Venerdì, 2 Marzo 2012